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FICHE DE POSTES
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Adopté en AG permanente le 24 février 2024 (via Balotilo), intégré comme annexe au Règlement intérieur de Decidemo(s)
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| PRÉSIDENT |
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| Mission globale:représentation de l’association auprès de l’administration publique et du secteur privé |
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| Tâches: |
– registre annuel des co-administrateurs de Decidemos auprès de la préfecture (en ligne, maximum dans le délai de 3 mois après chaque AG ordinaire annuel) |
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– registre et publication au JOAFE de toute nouvelle adresse du siège social (ponctuel) |
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– assurer la légalité des votations sur la base des statuts et réglement intérieur (permanent) |
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– assurer la présentation des comptes annuels de l’association auprès de la CNCCFP (juin de chaque année, par courriel) en coordination étroite avec le trésorier/ère |
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– assurer le dépôt de la liste des donateurs (avril de chaque année, en ligne), en coordination étroite avec le tresorier/ère |
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– coordonner en amont avec le trésorier/trésorière la communication de toutes les pièces comptables au Commissaire aux comptes pour validation (janvier à mai) |
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– représentation légale en cas de litige |
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– co-gérer la conservation de tous les mots de passe sensibles et indispensable au fonctionnement de l’association |
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– correspondance de nature légale auprès de l’administration publique |
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– tenir un registre actualisé de coordonnées personnelles des co-administrateurs avec le secrétaire général (sous forme de document PDF) |
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| TRÉSORIER |
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| Mission globale: |
Tenir les comptes à jour |
| Tâches: |
– saisie de toutes les operations (recettes et dépenses) via une comptabilité en ligne (GARADIN) |
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– tenir à jour la liste des membres ayant cotisés (droit de vote) |
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– tenir à jour la liste des donateurs avec toutes les informations légales requises (nom/prénom, domicile, nationalité, type de règlement, montant et date du don) |
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– tenir à jour tous les justificatifs de dépenses courantes ou durant les campagnes électorales |
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– alerter toute anomalie financière non conforme à la loi des partis politiques |
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– préparer et publier mensuellement le relevé bancaire sur le site officiel de Decidemo(s) |
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– établissement des comptes de fin d’année (bilan, compte de résultats |
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– budget prévisionnel |
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– Présentation des comptes en AG |
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| SECRÉTAIRE |
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| Mission globale : garant de la gestion administrative de l’association |
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| Tâches: |
– tenir à jour le fichier des adhérents (inscription de tous les nouveaux adhérents sur le document partagé) |
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– classement et archivage de tous les documents de nature réglementaire et juridique |
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– communication de l’association sur les différents canaux (date, heure et lien des réunions et décisions) |
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– gestion du drive, de l’accès aux documents et tenue du registre des décisions |
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– organisation des réunions et rédaction du compte rendu |
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– rédaction des procès verbaux |
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– tenir un registre actualisé de coordonnées personnelles des co-administrateurs avec le président (sous forme de document PDF) |
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| INFORMATIQUE |
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| Mission globale : réferent pour le site internet, les outils et la configuration du serveur de l’association |
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| Tâches: |
– conservation des mots de passes conjointement avec le président (et co-président) |
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– veille sur le site internet |
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– maintenance minimum du site et du serveur |
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– force de proposition en cas de problème ou d’évolution |
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– validation des modifications techniques |
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– création des comptes |
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– contact avec prestataires eventuels |
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– supervision et coordination de la E-plateforme de délibération |
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| PORTE-PAROLE |
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| Mission globale : représentation de l’association à l’extérieur |
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| Tâches: |
– effectuer une veille sur toutes les activités liées à la démocratie pour y exprimer la position de Decidemo(s) |
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– établir les éléments de langage que respecteront tous les portes-parole |
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– préparer les projets de communication externe pour les diverses échéances électorales |
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– coordonner avec le CA l’harmonisation du contenu du site officiel de Decidemo(s), ainsi que des RRSS (X, Facebook, Instagram et autres) |
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– réagir à très court terme sur toute demande externe |
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– proposer des contenus |
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| COMMUNICATION INTERNE |
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| Mission globale : assurer une communication fluide des membres avec les divers organes |
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| Tâches: |
– tenir informé de manière permanente tous les membres sur leurs droits et actualité de l’association |
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– publier de manière périodique si possible un bulletin d’information interne via Sendiblue (BREVO) |
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– recueillir les inquiétudes, idées, contributions et commentaires des membres |
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– veiller sur les outils internes de communication, le cas échéant en coordination avec le chargé Informatique |
